Προαιρετικά για το α΄ τετράμηνο του 2024 και υποχρεωτικά από την 1η Μαΐου 2024 οι ξένες εταιρίες με έδρα σε κράτος-μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης θα πρέπει να προχωρούν στην online καταχώρηση των υποκαταστημάτων τους στο ΓΕΜΗ.
Κοινή υπουργική απόφαση, καθορίζει τους κανόνες και τις διαδικασίες για την καταχώρηση των υποκαταστημάτων αλλοδαπής εταιρίας στο ΓΕΜΗ προκειμένου το Κράτος να έχει πλήρη εικόνα για τον εκπρόσωπο της κάθε εταιρίας, τον ΑΦΜ, τη διεύθυνση του και σειρά ακόμα πληροφοριών.
Η διαδικασία
Η καταχώριση υποκαταστήματος αλλοδαπής εταιρείας περιλαμβάνει τις εξής διαδικασίες:
α) Ηλεκτρονική αίτηση καταχώρισης υποκαταστήματος στο Γ.Ε.ΜΗ.
β) αυτόματη δέσμευση επωνυμίας και διακριτικού τίτλου, η οποία πραγματοποιείται σύμφωνα με όσα προβλέπονται στην υπ’ αρ. 68281/05.07.2022 υπουργική απόφαση με θέμα: «Κανόνες σχηματισμού και αυτόματης δέσμευσης και προδέσμευσης επωνυμίας και διακριτικού τίτλου φυσικού ή νομικού προσώπου που ασκεί εμπορική ή οικονομική δραστηριότητα»,
γ) καταχώριση του υποκαταστήματος στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο, κατόπιν ελέγχου νομιμότητας από την αρμόδια ΓΕΜΗ και επαλήθευσης των πληροφοριών σχετικά με την μητρική εταιρεία μέσω του B.R.I.S.,
δ) ηλεκτρονική πληρωμή του κόστους καταχώρησης του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ,
ε) εγγραφή στο φορολογικό Μητρώο και λήψη Α.Φ.Μ., εφόσον δεν υπάρχει ήδη,
στ) εγγραφή στο Μητρώο Εργοδοτών και λήψη Αριθμού Μητρώου Εργοδότη,
ζ) ενημέρωση, μέσω του B.R.I.S., του Μητρώου του κράτους-μέλους στο οποίο είναι καταχωρισμένη η εταιρεία για την εγγραφή του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ
Η αίτηση υποβάλλεται από τον νόμιμο εκπρόσωπο του υποκαταστήματος ή τον εκπρόσωπο που έχει εξουσιοδοτηθεί να αναλάβει την καταχώριση του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ. Ο αιτών, σε κάθε περίπτωση, είναι υποχρεωμένος:
α) να έχει δικαιοπρακτική ικανότητα,
β) να είναι κάτοχος ελληνικού ενεργού Α.Φ.Μ. και
γ) να διαθέτει κωδικούς TAXISnet ή κωδικούς οποιασδήποτε άλλης διαδικτυακής πύλης του Δημοσίου ή των προβλεπόμενων στον Κανονισμό 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Ιουλίου 2014 σχετικά με την ηλεκτρονική ταυτοποίηση και τις υπηρεσίες εμπιστοσύνης για τις ηλεκτρονικές συναλλαγές στην εσωτερική αγορά και την κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ (e-iDAS).
Η αίτηση υποβάλλεται ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα της ηλεκτρονικής Υπηρεσίας μιας Στάσης (e-YMS) και περιλαμβάνει τα εξής βήματα:
α) Ταυτοποίηση του αιτούντος μέσω των κωδικών TAXISnet για την είσοδό του στο σύστημα ή οποιασδήποτε άλλης διαδικτυακής πύλης του Δημοσίου ή των προβλεπόμενων στον Κανονισμό 910/2014 (e-iDAS),
β) επιλογή της αίτησης με τίτλο: «Καταχώριση υποκαταστήματος εταιρείας που έχει την έδρα της σε κράτος-μέλος της ΕΕ»,
γ) συμπλήρωση των απαραίτητων πεδίων της ηλεκτρονικής αίτησης καταχώρισης,
δ) μεταφόρτωση όλων των νομιμοποιητικών εγγράφων της παρ. 3, υπό την προϋπόθεση ότι είναι μεταφρασμένα και υπογεγραμμένα σύμφωνα με την παρ. 5 ή συμπλήρωση υπεύθυνης δήλωσης ότι η κατάθεση των εγγράφων θα γίνει σύμφωνα με την παρ. 6.,
ε) πραγματοποίηση ηλεκτρονικής πληρωμής του τέλους καταχώρισης του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ και
στ) «υποβολή» της αίτησης καταχώρισης υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ.
Τα έγγραφα και τα στοιχεία που υποβάλλονται υποχρεωτικά από τον αιτούντα είναι :
α) η απόφαση του αρμοδίου οργάνου της εταιρείας για την εγκατάσταση του υποκαταστήματος στην Ελλάδα και ο διορισμός εκπροσώπου του υποκαταστήματος,
β) η ιδρυτική πράξη και το ισχύον καταστατικό της εταιρείας, αν αυτό αποτελεί αντικείμενο χωριστής πράξης,
γ) η βεβαίωση του μητρώου, στο οποίο έχει καταχωρισθεί η εταιρεία (Πιστοποιητικό Καλής Λειτουργίας της αρμόδιας αρχής ή του εμπορικού μητρώου της χώρας προέλευσης), εκδόσεως τελευταίου τριμήνου,
δ) η εξουσιοδότηση σε τρίτο πρόσωπο που τυχόν αναλάβει τη διεκπεραίωση της διαδικασίας εγγραφής του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ,
ε) αποδεικτικό ηλεκτρονικής υποβολής δήλωσης πληροφοριακών στοιχείων μίσθωσης ή δωρεάν παραχώρησης για τον προσδιορισμό της ταχυδρομικής διεύθυνσης του υποκαταστήματος και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
στ) η αναφορά των δραστηριοτήτων του υποκαταστήματος,
ζ) το μητρώο στο οποίο έχει ανοιχτεί για την εταιρεία ο φάκελος καθώς και ο ευρωπαϊκός μοναδικός ταυτοποιητής (EUID),
η) η επωνυμία και η μορφή της εταιρείας, καθώς και
η επωνυμία του υποκαταστήματος, αν δεν είναι ίδια με την επωνυμία της εταιρείας,
θ) ο διορισμός και τα ατομικά στοιχεία των προσώπων που έχουν την εξουσία να δεσμεύουν την εταιρεία έναντι τρίτων και να την εκπροσωπούν ενώπιον δικαστηρίου ως:
θα) Όργανα διοίκησης της εταιρείας, που προβλέπονται από τον νόμο, ή ως μέλη ενός τέτοιου οργάνου και η έκταση της εξουσίας τους να δεσμεύουν την εταιρεία, αν δύνανται δηλαδή να ενεργούν από μόνοι τους ή οφείλουν να ενεργούν από κοινού,
θβ) μόνιμοι εκπρόσωποι της εταιρείας για τη δραστηριότητα του υποκαταστήματος, με μνεία της έκτασης των αρμοδιοτήτων τους.
Με την υποβολή της αίτησης, η αρμόδια ΓΕΜΗ επαληθεύει τα στοιχεία της μητρικής εταιρείας μέσω του B.R.I.S. και προβαίνει σε έλεγχο νομιμότητας και πληρότητας των υποβαλλόμενων στοιχείων και εγγράφων. Στο πλαίσιο αυτό ελέγχει τουλάχιστον:
- τη νομιμοποίηση του αιτούντος να αναλάβει την εγγραφή του υποκαταστήματος στο ΓΕΜΗ
- τη νομιμότητα του σκοπού του υποκαταστήματος,
- τη νομιμότητα της επωνυμίας του υποκαταστήματος,
- την πληρότητα και τη νομιμότητα των υποβαλλομένων από τον αιτούντα στοιχείων και εγγράφων,
- τη νομιμότητα της έδρας που έχει δηλωθεί, η οποία ελέγχεται μέσω διαλειτουργικότητας με το πληροφοριακό σύστημα της Α.Α.Δ.Ε.
Έλεγχος νομιμότητας και πληρότητας
Στην περίπτωση που η αρμόδια ΓΕΜΗ έχει βάσιμες υποψίες παραποίησης της ταυτότητας, μπορεί να απαιτήσει τη φυσική παρουσία του αιτούντος, ενώπιον της, για τη διεκπεραίωση οποιασδήποτε πτυχής της επιγραμμικής διαδικασίας. Στην περίπτωση που δεν είναι δυνατή η καταχώριση ενός υποκαταστήματος λόγω διαπίστωσης ελλείψεων ή σφαλμάτων, η ΓΕΜΗ ενημερώνει τον αιτούντα και τον καλεί ηλεκτρονικά να προβεί στις αναγκαίες διευκρινίσεις, διορθώσεις ή συμπληρώσεις.
Η καταχώριση του υποκαταστήματος ολοκληρώνεται εντός δέκα (10) εργάσιμων ημερών από την παραλαβή των απαιτούμενων πράξεων και στοιχείων και την ολοκλήρωση της διαδικασίας της.